8 Etika Berkirim Email yang Wajib Diketahui

Email adalah bagian penting dalam pekerjaan. Terkadang Anda harus berhubungan dengan orang yang belum pernah ditemui dengan email, sehingga etika Anda dalam mengirim email akan menjadi kesan pertama untuk menilai Anda.
Berikut ini 8 etika berkirim email yang harus Anda ketahui:

1. Beri judul yang singkat dan jelas
Pastikan judul email berisi maksud dan tujuan email tersebut. Misalnya: “Draft proposal proyek A” atau “Lamaran untuk posisi sales”. Judul yang jelas membuat penerima email bisa dengan cepat merespon email Anda.

2. Pakai alamat email yang profesional
Jika Anda bekerja di sebuah perusahaan, pakailah email resmi kantor. Jika email dikirim dengan email pribadi, pastikan email anda terkesan resmi. Jangan pakai email sisa-sisa masa alay, seperti anicute@ atau delpierrolover@. Perhatikan juga nama yang akan muncul di kolom pengirim email.

3. Pakai BCC untuk email yang dikirim ke banyak orang
Orang sering lupa memanfaatkan email BCC untuk mengirim email ke banyak orang, apalagi jika mereka tidak saling mengenal. Anda akan dianggap sangat tidak profesional saat orang yang dikirimi email tahu Anda mengirim email yang sama ke puluhan orang lain.

4. Harus ada salam
Anggap email seperti percakapan langsung dengan seseorang. Saat bertemu, Anda pasti mengucapkan salam, misalnya, dengan menuliskan “Hai Andi,”. Akhiri email dengan salam penutup, misalnya “Dengan hormat,” atau “Salam,” dan diakhiri dengan nama. Anda boleh menggunakan nama panggilan jika sudah sering berbalas email dengan orang yang dituju. Namun jika Anda baru kenal, pakai nama lengkap.

5. Huruf besar dan tanda baca
Kalimat dengan huruf kapital sama dengan berteriak di dunia nyata. Jangan pernah menulis email dengan huruf kapital seluruhnya. Selain itu, kangan royal menggunakan tanda seru, atau Anda akan mendapat kesan emosional. Cukup sekali tanda seru di akhir kalimat, jika benar-benar perlu.

6. Pikir ulang sebelum CC atau memencet reply all
Intinya adalah jangan mengirim email kecuali benar-benar perlu. Jika Anda menerima email untuk banyak penerima, pikirkan dulu apakah Anda harus membalas ke semua orang, atau cukup ke pengirim email.

7. Balas email
Balas email yang Anda terima dengan cepat. Meskipun email tersebut berisi permintaan bos yang baru bisa Anda selesaikan keesokan harinya, balas dulu dengan berkata bahwa Anda sudah mengerti dan akan segera menyelesaikan tugas tersebut.

8. Cek lagi
Baca kembali email sebelum dikirim untuk menghindari salah eja, salah konteks, maupun salah tujuan. Apalagi untuk email yang bersifat penting dan rahasia.

Cukup banyak ya? Tapi sekali Anda menjadikannya kebiasaan, akan lebih mudah mengaplikasikannya dalam pekerjaan sehari-hari.